5 tips om je werk goed achter te laten terwijl jij ontspannen met vakantie kunt gaan

Deze week is de zomer officieel begonnen. Heb jij al vakantiekriebels of ervaar je een lichte vorm van paniek nu je nog maar een paar weken de tijd hebt om je werk af te ronden voordat je vertrekt?

Hieronder volgen 5 handige tips om dit voor elkaar te krijgen zodat je daarna ontspannen op vakantie kunt gaan.

  1. Blokkeer je agenda minimaal 1 dag voor je vakantie van start gaat. Dit geeft je tijd taken af te ronden of over te dragen aan collega’s zonder dat klanten je weten te vinden voor nieuwe taken die nog op de valreep afgehandeld moeten worden. Blokkeer je agenda ook 1 dag na je vakantie, zodat je je inbox door kunt lezen van je collega’s te horen wat er in jouw afwezigheid is gebeurd.
  2. Spreek met je werkgever en klanten af dat je tijdens je vakantie niet bereikbaar bent via e-mail en WhatsApp (schakel meldingen voor werk-groepsapps uit). In echte noodgevallen kunnen ze je eventueel telefonisch bereiken, maar alleen na een bepaald tijdstip op de dag (let op tijdverschillen met je vakantiebestemming). Zo kom je echt helemaal los van je werk. Dit is niet alleen in jouw eigen belang, maar ook in dat van je baas. Je hebt misschien zelf graag het gevoel dat je onmisbaar bent, maar besef dat die karaktereigenschap het risico op een burn-out ernstig vergroot. En daar is niemand bij gebaat.
  3. Maak minimaal een week voor je vakantie een lijstje van alle taken die nog moeten worden afgehandeld, bepaal of je zelf genoeg tijd hebt om dit te doen of dat je hiervoor hulp van collega’s of -als je zzp’er bent- een ‘virtual assistant’ kunt inschakelen. Nog handiger is het om een ‘lopende zaken’ lijst te gebruiken, waarin je heel kort per klant of taak beschrijft wat de laatste status is. Hier kun je gedurende het jaar gemakkelijk zelf op teruggrijpen maar is ook handig voor collega’s als jij (on)verwachts afwezig bent.
  4. Maak je e-mail inbox zo leeg mogelijk. Maak een folder aan ‘Bewaren’ en sleep hier alle oude en afgehandelde berichten in. Met het vergrootglas kun je binnen deze folders altijd zoeken wat je nodig hebt, dus het maken van talloze subfolders is niet nodig. Nieuwe e-mails in je inbox handel je op vaste momenten op de dag af. Zo besteed je maar 1x tijd aan elk bericht. Ook de rest van het jaar super handig.
  5. Stel een afwezigheidsassistent (out of office) in, liefst enkele dagen voordat je met vakantie gaat. Vermeld hierin wanneer je afwezig bent en de contactgegevens van je collega of zakenpartner die jouw zaken in de tussentijd waarneemt. Inspiratie vind je hier.

Fijne vakantie!

Ben je benieuwd wat ik als professional organiser voor jou kan betekenen, thuis of op je werkplek? Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie of een kennismakingsgesprek.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *